office manager

Office manager to inaczej kierownik biura. Sama nazwa, jaką jest kierownik brzmi już dumnie i prestiżowo. Sporo osób myśli, że praca na takim stanowisku wiąże się z użyciem na wysokim poziomie. Stanowiska kierownicze z góry uważane są za te prestiżowe i pozwalający sporo zarobić. Jednak czy tak wygląda to w rzeczywistości w przypadku office managera? Na czym polega praca takiej osoby? Co należy do obowiązków kierownika biura? Przekonajmy się! 

Przeczytaj też: https://www.zawody.pl/praca-office-managera/ 

Kim jest i gdzie znajdziemy kierownika biura?

Kierownik biura za osobę, którą obecnie znajdziemy w niemal każdej firmie lub instytucji. Jest on obecny bez względu na rodzaj prowadzonej w niej działalności. Zakres obowiązków takiej osoby jest bardzo szeroki i w dużym stopniu zależy od profilu danej firmy. Osoba na takim stanowisku odpowiedzialna jest za zarządzanie administracją działalności, czuwanie nad prawidłowym funkcjonowaniem biura, a także przygotowywanie zamówień i zapewnieniem prawidłowego obiegu informacji i dokumentów. Do jej zadań należy zaliczyć również zarządzanie personelem biura oraz w szczególności rozdzielenie obowiązków oraz kontrola nad ich realizacją.

Czym zajmuje się office manager?

Do głównych zadań office managera należy zaliczyć przede wszystkim:

  • organizowanie formalności związanych z administracyjnym funkcjonowaniem firmy
  • obsługa gości firmy i sali konferencyjnej
  • prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz jej dystrybucja
  • zapewnienie sprawnego i zgodnego z procedurami obiegu dokumentów księgowych,
  • opisu dokumentów kosztowych
  • nadzór nad dokumentacją kadrową, sporządzanie umów, współpraca z działem płac
  • koordynacja kalendarza Zarządu oraz wsparcie administracyjne członków Zarządu (prowadzenie grafików posiedzeń, organizacja spotkań)
  • wsparcie w przygotowywaniu materiałów na posiedzenia Zgromadzenia Wspólników oraz Rady Nadzorczej
  • organizacja i rozliczanie wyjazdów służbowych
  • kontrola zapasów materiałów biurowych oraz realizacja zakupów niezbędnych do bieżącego funkcjonowania biura i Spółki

Jakie są zadania kierownika biura?

W celu lepszego zobrazowania zakresu zadań i obowiązków przedstawiamy wytyczne, które można znaleźć na serwisach internetowych oferujących takie stanowisko pracy. Do zadań, które należą do kierownika biura należą: 

  • kompleksowa organizacja pracy biura,
  • prowadzenie kalendarza spotkań,
  • nadzorowanie prac administracyjno-biurowych,
  • dbanie o zaopatrzenie biura, składanie zamówień,
  • koordynacja korespondencji,
  • rezerwacja biletów i hoteli w przypadku delegacji,
  • organizacja spotkań firmowych,
  • wsparcie w realizacji projektów rekrutacyjnych,
  • dbałość o prawidłowy obieg dokumentów, ścisła współpraca z działem księgowości, z działem prawnym oraz działem kadr,
  • organizacja spotkań, przyjmowanie gości i Klientów,
  • obsługa korespondencji – prowadzenie ewidencji przesyłek przychodzących i wychodzących, współpraca z firmami kurierskimi,
  • dbanie o standard wyposażenia biur, kontakt z administratorami biur, kontakt z dostawcami,
  • organizacja podróży służbowych zarówno w Polsce jak i za granicą,
  • stałe zaopatrywanie biur w niezbędne artykuły spożywcze, biurowe, sprzęt,
  • nadzór nad pracą firmy sprzątającej,
  • wsparcie w organizacji imprez i wydarzeń firmowych, konferencji, targów,
  • wsparcie dla wszystkich działów firmy w kwestiach administracyjnych i organizacyjnych.”

Zobacz też: http://www.mobilebeauty.pl/office-manager-jak-nim-zostac/ 

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here